Апостиль документов, легализация документов и апостиль

Легализация документа - это совершение ряда определенных формальных процедур для придания документу юридической силы на территории другого государства. Конечной целью процедуры легализации документа, выданного на территории одного государства, является возможность его представления в официальные органы другого государства.

Легализация документа требуется практически всегда, когда его необходимо представить в официальные органы другого государства. Это означает, что документ, выданный, например, в России, имеет юридическую силу только на территории Российской Федерации, где его можно полноценно использовать, но для его представления в официальные органы другой страны потребуется легализация.

Исключением из этого правила являются некоторые типы документов, которые не подлежат легализации, а также некоторые страны, с которыми у России заключен двусторонний договор, отменяющий требование легализации.

Легализация документа всегда осуществляется на территории только той страны, в которой он был выдан и/или оформлен. Мы оказывает услуги легализации только для документов, выданных и/или оформленных на территории Российской Федерации или на территории СССР в период его существования.

Легализация документа не требуется только в трех случаях:

• когда учреждение, в которое вы представляете документ, не требует его легализации;
• когда между Россией и государством, на территории которого вы планируете использовать документ, заключен двусторонний договор, отменяющий требование легализации;
• когда легализация документа невозможна по причине его вида/типа/характера.

Существует два основных вида легализации документов - проставление штампа "Апостиль" и консульская легализация. Выбор вида легализации в каждом конкретном случае зависит от страны назначения документа, т.е. страны, в официальные органы которой он будет впоследствии представлен.

Проставление штампа "Апостиль" (иногда данную процедуру также называют "упрощенная легализация" или "апостилирование") применяется для отправки документа в страны, присоединившиеся к Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года, отменяющей требование консульской легализации и вводящей процедуру упрощенной легализации - проставление штампа "Апостиль" (полный список таких стран Вы найдете в таблице ниже).

Упрощенной такая процедура называется именно потому, что, с одной стороны, апостилирование осуществляется достаточно быстро и только одним уполномоченным органом, а, с другой стороны, документ приобретает юридическую силу на территории всех стран, присоединившихся к Гаагской конвенции.

Если же страна, в которую вы готовите документ, не является участником Гаагской конвенции, необходима консульская легализация. Это более сложная процедура, включающая в себя удостоверение документа в органах Министерства юстиции РФ, органах МИД РФ, а затем в консульстве страны назначения в Российской Федерации. При этом документ будет иметь юридическую силу на территории только той страны, отметка консульства которой на нем стоит.

Также выбор процедуры легализации может быть основан на типе документа, так как существует ряд документов, которые не подлежат ни консульской легализации, ни апостилированию. В основном это касается коммерческих документов: договоров, инвойсов, коносаментов, различных товарораспорядительных документов и других документов, связанных с внешнеэкономической деятельностью, и для них существует отдельная процедура - легализация документа в Торгово-промышленной палате РФ, а затем в консульстве страны назначения.

Более подробную информацию о консульской легализации и легализации в Торгово-промышленной палате РФ Вы найдете на нашем сайте.

1. Многие страны, не являющиеся участниками Гаагской конвенции, тем не менее в ряде случаев принимают документы, содержащие штамп "Апостиль";
2. Иногда, в случае присоединения новой страны к Гаагской конвенции, ряд стран-участниц не признают такого присоединения и не принимают документы, исходящие из вновь присоединившейся страны и содержащие штамп "Апостиль". Присоединение России к Гаагской конвенции признано всеми странами-участницами.

В большинстве случаев проставление штампа "Апостиль" осуществляется на копии документов, удостоверенные нотариально (это могут быть копии личных документов: свидетельств о рождении, смерти, заключении брака, расторжении брака, дипломов, аттестатов и пр., а также копии учредительных документов юридических лиц - уставов, учредительных договоров, свидетельств о постановке на учет в налоговых органах и пр., а также многие другие документы) или на документы, оформленные у нотариуса (например, доверенности, согласия на выезд ребенка за рубеж и т.д.).

В вышеуказанных случаях проставление штампа "Апостиль" осуществляется органами юстиции РФ по территориальному принципу: документы, оформленные нотариусами определенного региона, могут быть апостилированы только в управлении юстиции такого региона.

Бюро переводов оказывает услуги проставления штампа "Апостиль" только в управлении юстиции города Москвы и управлении юстиции Московской области на документы, удостоверенные или оформленные нотариусами города Москвы и Московской области, соответственно.

Кроме того, штамп "Апостиль" может быть проставлен и на оригиналы документов, выданных различными государственными органами.

Проставление штампа "Апостиль" на оригиналы образовательных документов, выданных на территории Российской Федерации, а также на территории РСФСР в период существования СССР, осуществляется органами Министерства образования РФ. При этом территориальный признак не принимается во внимание - документ может быть выдан в любом городе/регионе Российской Федерации (или РСФСР в период существования СССР).

Проставление штампа "Апостиль" на оригиналы документов, выданных органами ЗАГС, осуществляется по территориальному принципу - документы, выданные органами ЗАГС определенного региона апостилируются в объединенном архиве ЗАГС такого региона.

В большинстве стран мира, за редкими исключениями, действует универсальное правило - официальные органы принимают к рассмотрению только документы, исполненные на государственном языке своей страны. И это означает, что перевод документа потребуется в любом случае.

Однако переводить документ перед его легализацией совсем не обязательно - документ можно перевести до легализации, и легализовать его уже вместе с переводом, а можно легализовать документ "как есть", т.е. на русском языке, и перевести уже после легализации либо в России, либо в стране назначения. Выбор конкретного варианта зависит от требований, предъявляемых официальными органами, в которые документ будет представлен.

Основываясь на большом опыте легализации различных документов, Бюро переводов РОЙД рекомендует своим клиентам и придерживается в своей работе следующих принципов:

• консульская легализация документа осуществляется после его перевода на иностранный язык и нотариального удостоверения такого перевода, поскольку отдельные консульские учреждения зарубежных государств на территории РФ отказывают в удостоверении документа по причине отсутствия перевода на государственный язык своей страны;

• проставление штампа "Апостиль" осуществляется на сам документ на русском языке без перевода, поскольку перевести уже апостилированный документ на иностранный язык в дальнейшем не составит никакого труда - это можно сделать как на территории России, в том числе у нас, так и на территории страны назначения документа.

Вышеуказанные принципы являются лишь рекомендацией, используемой "по умолчанию", однако если требования учреждения, в которое Вы планируете представить документ, отличаются от вышеуказанного, мы сделаем так, как требует такое учреждение.